La présente Politique de confidentialité décrit comment Kinro Health Inc. (« Kinro », « nous », « notre » et « nos ») recueille, utilise, divulgue, conserve et protège vos renseignements lorsque vous visitez notre site Web, utilisez notre application pour patients ou interagissez autrement avec nos services (collectivement, les « Services »). Elle est intégrée à nos Conditions d'utilisation. Les termes commençant par une majuscule qui ne sont pas définis ici ont la signification qui leur est donnée dans les Conditions d'utilisation.
Kinro et ses fournisseurs de services se conforment aux lois canadiennes applicables en matière de protection de la vie privée, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) (« LPRPDE »), la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (Ontario) (« LPRPS »), la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, ainsi que toute autre loi provinciale ou fédérale sur la protection de la vie privée et des renseignements sur la santé qui s'applique aux Services.
VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ POUR COMPRENDRE COMMENT NOUS TRAITONS VOS RENSEIGNEMENTS. SI VOUS N'ÊTES PAS D'ACCORD AVEC CELLE-CI, VEUILLEZ NE PAS UTILISER LES SERVICES.
Notre responsable de la protection de la vie privée
Kinro a désigné un responsable de la protection de la vie privée qui est garant de notre conformité avec la présente politique de confidentialité et les lois applicables sur la protection des renseignements personnels. Vous pouvez communiquer en tout temps avec notre responsable de la protection de la vie privée pour toute question, demande, plainte ou préoccupation concernant la gestion de vos renseignements :
Morgan Holdway, responsable de la protection de la vie privée, Kinro Health Inc.
privacy@kinrohealth.com
Qui détient votre dossier de santé
Les services de santé sont fournis par des professionnels de la santé agréés et indépendants (« prestataires médicaux autorisés ») qui utilisent la plateforme Kinro pour prodiguer des soins, et les services de pharmacie sont fournis par un partenaire pharmaceutique agréé.
Les renseignements personnels sur la santé créés dans le cadre des services de santé peuvent être détenus par le prestataire médical autorisé, l'entité professionnelle par l'entremise de laquelle le prestataire prodigue des soins, la pharmacie dispensatrice ou une autre organisation responsable des renseignements en vertu des lois applicables (chacun étant une « organisation de santé responsable »). Selon l'entente et les renseignements concernés, Kinro peut agir à titre d'agent, de fournisseur de services ou de fournisseur de services électroniques pour une organisation de santé responsable. Kinro n'assume pas les responsabilités professionnelles ou légales d'un prestataire médical autorisé ou d'une pharmacie du simple fait que les renseignements sont stockés ou transmis par l'entremise de la plateforme Kinro.
Si vous souhaitez consulter ou corriger un dossier de santé, retirer votre consentement ou exercer un autre droit lié aux renseignements personnels sur la santé, communiquez avec notre responsable de la protection de la vie privée en utilisant les coordonnées ci-dessus. Kinro répondra directement lorsqu'elle est légalement responsable des renseignements ou aidera à acheminer et à coordonner votre demande auprès de l'organisation de santé responsable appropriée.
Exigences du Québec en matière de protection des renseignements personnels
Là où les lois du Québec s'appliquent, Kinro et les organismes de santé responsables concernés traiteront les renseignements personnels conformément à la législation québécoise sur la protection de la vie privée. Cela peut inclure la réalisation d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée lorsque requis pour des systèmes d'information nouveaux ou substantiellement modifiés ou pour des traitements hors du Québec, l'utilisation de paramètres par défaut assurant la protection de la vie privée, la tenue d'un registre des incidents de confidentialité, ainsi que l'octroi des droits d'accès, de rectification, de portabilité et de plainte prévus par la législation québécoise.
Table des matières
1.
Renseignements que nous recueillons
2.
Consentement
3.
Comment nous utilisons vos renseignements
4.
Comment nous divulguons vos renseignements
5.
Où vos renseignements sont stockés
6.
Comment nous protégeons vos renseignements
7.
Atteintes à la vie privée
8.
Conservation de vos renseignements
9.
Vos droits
10.
Enfants
11.
Sites Web tiers
12.
Modifications à cette politique de confidentialité
13.
Nous contacter
Renseignements que nous recueillons
Exigences de la province de Québec en matière de protection des renseignements personnels.
Nous recueillons les renseignements que vous nous fournissez directement, notamment lorsque vous créez un compte, remplissez une évaluation médicale, communiquez avec un professionnel de la santé autorisé, vérifiez votre identité, demandez un soutien d'assurance ou un programme de fabricant, passez une commande ou contactez l'assistance. Selon la façon dont vous utilisez les services, cela peut comprendre :
•
Renseignements d'identification et de contact, y compris votre nom, votre adresse postale, votre date de naissance, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel et, le cas échéant, une pièce d'identité délivrée par le gouvernement, les renseignements de votre carte d'assurance-maladie provinciale ou les coordonnées d'une personne à contacter en cas d'urgence;
•
Les renseignements personnels sur la santé, y compris vos antécédents médicaux, vos médicaments actuels, vos allergies, vos symptômes, vos mesures physiques, vos renseignements de laboratoire, vos ordonnances, vos décisions de traitement et d'autres renseignements que vous fournissez à un professionnel de la santé autorisé ou que vous recevez de sa part;
•
Renseignements sur l'assurance, les prestations, les régimes publics, l'aide financière des fabricants, les autorisations préalables et les remboursements, y compris les identifiants de régime, les résultats de couverture et les documents justificatifs;
•
Identifiants de compte, préférences de communication, registres de consentement et renseignements utilisés pour vérifier votre identité, votre âge, votre emplacement, la sécurité de votre compte ou l'autorisation de paiement;
•
Les informations de facturation et de livraison, y compris votre adresse d'expédition et vos coordonnées de paiement. Les informations complètes de la carte de paiement sont collectées et traitées par notre processeur de paiement et ne sont pas stockées par Kinro;
•
Des renseignements sur vos commandes, transactions, remboursements, ordonnances, choix de pharmacies, transmissions de télécopies, livraisons et suivi des envois;
•
Les dossiers de vos interactions avec notre équipe de soutien à la clientèle et notre assistant d'assistance automatisé;
•
Renseignements que vous soumettez au moyen de formulaires, de sondages, de commentaires, de demandes d'emploi ou d'autres communications.
Vous n'êtes pas tenu de fournir tous ces renseignements, mais si vous ne le faites pas, nous pourrions être dans l'impossibilité de vous fournir certains ou l'ensemble des Services.
Renseignements que nous collectons automatiquement.
Lorsque vous utilisez notre site Web public ou accédez aux Services, nous et nos fournisseurs de services pouvons collecter des renseignements techniques et de sécurité, y compris votre adresse IP et votre emplacement géographique approximatif, le type de navigateur et d'appareil, le système d'exploitation, les identifiants d'appareil, les pages de référence et de sortie, les pages consultées, le temps passé sur les pages, les événements de connexion, les journaux d'erreurs, ainsi que des signaux de fraude ou de sécurité. Sur notre site Web public, certains de ces renseignements sont collectés à l'aide de témoins (cookies), de balises, de pixels de suivi et de technologies similaires.
Publicité et analyse. Nous utilisons des services de publicité et d'analyse fournis par des tiers, notamment Meta, TikTok et Google, sur notre site Web de marketing public. Ces services nous permettent de mesurer l'efficacité de nos publicités et de comprendre comment les visiteurs utilisent notre site. Les événements de conversion signalés à ces plateformes publicitaires indiquent uniquement qu'un visiteur s'est inscrit ou a effectué un achat auprès de Kinro. Ils ne permettent pas d'identifier le traitement ou le domaine thérapeutique au sujet duquel une personne s'est renseignée, s'est fait prescrire un produit ou a effectué un achat.
Nous n'autorisons aucun suivi publicitaire ou analytique sur notre application pour les patients. Les technologies publicitaires et d'analyse de session de tiers (y compris Meta, TikTok et Microsoft Clarity) ne fonctionnent pas sur les pages authentifiées de notre application pour les patients, et ne collectent donc pas vos renseignements personnels sur la santé.
Renseignements que nous recevons d'autres sources. Nous pouvons recevoir des renseignements à votre sujet de la part de professionnels de la santé autorisés, d'entités professionnelles, de pharmacies, de processeurs de paiement et d'abonnement, d'assureurs et d'administrateurs de régimes d'avantages sociaux, de régimes publics, de programmes de soutien des fabricants, de fournisseurs de services de vérification d'identité et de prévention de la fraude, de laboratoires, de partenaires de livraison, d'organismes de réglementation et d'autres fournisseurs de services qui nous aident à fournir ou à protéger les Services.
Consentement
Nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels et les renseignements personnels sur la santé avec votre consentement, sauf là où la loi nous autorise ou nous oblige à le faire sans consentement. Le consentement peut être exprès ou tacite, selon la sensibilité des renseignements, la finalité, vos attentes raisonnables et la loi applicable. Le traitement des données qui est nécessaire pour dispenser des soins, distribuer des médicaments, administrer votre compte, traiter les paiements autorisés, protéger les services ou se conformer à la loi est traité séparément du traitement optionnel. Lorsque la loi l'exige, Kinro obtiendra un consentement distinct ou exprès pour les activités optionnelles, y compris certaines communications marketing, les programmes de soutien des fabricants, les témoins ou technologies de suivi non essentiels, les sondages ou les divulgations qui ne sont pas nécessaires à la prestation des services. L'accès aux services de santé n'est pas conditionné par le consentement à recevoir du marketing promotionnel.
Retrait du consentement. Vous pouvez retirer votre consentement à notre collecte, utilisation ou divulgation de renseignements en tout temps, sous réserve des restrictions légales, professionnelles et contractuelles, et d'un préavis raisonnable. Pour retirer votre consentement, communiquez avec notre responsable de la protection de la vie privée. Le retrait du consentement peut signifier que Kinro, un professionnel de la santé autorisé ou une pharmacie ne peut plus fournir tout ou partie des services. Le retrait n'affecte pas les utilisations ou divulgations faites avant qu'il ne prenne effet, et les renseignements peuvent continuer à être conservés ou utilisés lorsque la loi l'exige ou le permet.
Communications marketing. Vous pouvez vous désabonner des courriels ou des messages texte de marketing en tout temps en utilisant la méthode de désabonnement fournie dans le message ou en communiquant avec nous. Vous ne pouvez pas refuser de recevoir les messages transactionnels, cliniques, de sécurité, juridiques ou opérationnels qui sont raisonnablement nécessaires pour votre compte, vos soins, vos ordonnances, vos paiements ou vos commandes.
Témoins et technologies publicitaires. Les témoins, les pixels de suivi et d'autres technologies similaires fonctionnent sur notre site Web publicitaire public. Lorsque requis, nous obtenons le consentement avant d'utiliser des technologies non essentielles. Vous pouvez contrôler ou bloquer les témoins par l'entremise des paramètres de votre navigateur et utiliser les outils de confidentialité et d'exclusion fournis par Meta, TikTok, Google et d'autres plateformes publicitaires. Le blocage des témoins peut affecter le fonctionnement de certaines parties de notre site Web. Ces technologies ne fonctionnent pas sur les pages authentifiées de notre application pour patients et ne recueillent pas de renseignements personnels sur la santé à partir de ces pages.
Comment nous divulguons vos renseignements à des tiers
Nous utilisons vos renseignements pour :
•
Fournir les services, y compris faciliter les évaluations, les services de soins de santé, les ordonnances, les services de pharmacie et la livraison de médicaments;
•
Permettre aux prestataires de soins de santé autorisés, aux organismes de santé responsables, aux pharmacies, aux laboratoires et aux autres participants autorisés de dispenser des soins ou des services connexes;
•
Vérifier votre identité, votre âge, votre emplacement, vos renseignements d’assurance, la sécurité de votre compte et l’autorisation de paiement, et enquêter sur toute fraude ou tout usage abusif présumé;
•
Gérer votre compte et traiter les paiements, les autorisations de prélèvement, les remboursements, les demandes de règlement d'assurance, les autorisations préalables et les demandes relatives aux programmes des fabricants;
•
Communiquer avec vous au sujet de votre compte, de vos soins, de vos ordonnances, de votre couverture, de vos commandes, de vos livraisons, de vos demandes de confidentialité et de vos renseignements;
•
Fournir un soutien à la clientèle, résoudre les problèmes techniques et exploiter un assistant de soutien automatisé sous réserve des limites décrites ci-dessous;
•
Envoyer des communications marketing lorsque vous avez fourni le consentement requis ;
•
Exploiter, sécuriser, auditer, améliorer et développer les Services, y compris l'assurance de la qualité et l'analyse des services;
•
Créer et utiliser des renseignements dépersonnalisés ou agrégés à des fins de recherche, d'amélioration des services et d'analyse des résultats;
•
Détecter, prévenir, enquêter et réagir aux cas de fraude, d'usage abusif, d'atteinte à la vie privée et d'incident de sécurité;
•
Se conformer aux obligations légales, réglementaires, contractuelles et professionnelles, et établir, exercer ou défendre des réclamations en justice.
Renseignements dépersonnalisés et agrégés
Nous pouvons dépersonnaliser et agréger les renseignements à l'aide de mesures visant à empêcher qu'ils soient associés à vous ou à votre appareil. Nous pouvons utiliser ces renseignements pour comprendre les résultats des traitements, améliorer les Services, mener des recherches et rendre compte de l'efficacité des soins dispensés par l'entremise de la plateforme. Nous ne tentons pas de réidentifier les renseignements correctement dépersonnalisés, et nous ne vendons pas de renseignements personnels ou de renseignements personnels sur la santé, et nous ne divulguons pas de renseignements dépersonnalisés sur la santé à des annonceurs, à des partenaires promotionnels ou à des commanditaires.
Comment nous protégeons vos renseignements
Nous divulguons vos renseignements dans les circonstances suivantes :
•
Fournisseurs de soins médicaux autorisés et organismes de santé responsables — pour évaluer et fournir des soins, tenir à jour les dossiers de santé, coordonner le suivi et respecter les obligations professionnelles ou légales.
•
Pharmacies, laboratoires et prestataires de soins de santé externes — pour transmettre des ordonnances ou des requêtes, exécuter des ordonnances, traiter des services de pharmacie, coordonner les soins et répondre à une demande que vous avez faite.
•
Assureurs, administrateurs de régimes de prestations, régimes publics et programmes de soutien des fabricants — pour vérifier ou administrer la couverture, le remboursement, l'autorisation préalable, les rabais ou les prestations de soutien aux patients demandés.
•
Fournisseurs de services de livraison et de logistique — pour organiser, suivre, confirmer et soutenir la livraison de médicaments ou d'autres articles.
•
Fournisseurs de services de vérification d'identité, de paiement, de prévention de la fraude et de sécurité — pour vérifier les renseignements, traiter les transactions autorisées et protéger les patients, Kinro ainsi que les Services.
•
Fournisseurs de services — nous faisons appel à des tiers pour la facturation des abonnements, le support client, les communications, l'hébergement, la sécurité, l'analyse, la gestion des dossiers et d'autres fonctions connexes. Ils ne peuvent accéder aux informations que dans la mesure raisonnablement nécessaire à la prestation des services contractuels et doivent les protéger conformément aux lois applicables et à leurs accords avec nous.
•
Questions juridiques et de sécurité — lorsque la loi l'exige ou le permet, y compris pour répondre à une assignation à témoigner, à une ordonnance d'un tribunal, à une demande d'un organisme de réglementation ou à une enquête légale; pour faire respecter nos conditions d'utilisation; pour enquêter sur des soupçons de fraude ou d'usage abusif; ou pour protéger les droits, la propriété, la santé ou la sécurité de Kinro, des patients, des praticiens ou du public.
•
Opérations commerciales — si Kinro est impliquée dans un projet ou une réalisation de fusion, de financement, de réorganisation, d'acquisition ou de vente d'actifs, les renseignements peuvent être divulgués ou transférés dans la mesure autorisée par la loi et sous réserve de garanties appropriées. Les renseignements personnels sur la santé resteront soumis aux exigences applicables à l'organisme de santé responsable.
Nous ne vendons pas vos renseignements personnels ni vos renseignements sur la santé.
Assurances, tiers payeurs et programmes des fabricants
Si vous demandez à Kinro ou à une pharmacie de vérifier ou de traiter une assurance, un régime d'avantages sociaux, un régime public, un programme d'aide du fabricant ou une autre couverture par un tiers, des renseignements peuvent être recueillis auprès du payeur, de la pharmacie, de l'administrateur du régime, de l'administrateur du programme du fabricant ou du fournisseur de services concerné, et leur être divulgués. Cela peut inclure des renseignements sur l'identité et les coordonnées, des identifiants d'assurance, des renseignements sur les ordonnances et les produits, des renseignements sur les réclamations, des documents justificatifs et le résultat de la couverture, mais uniquement dans la mesure raisonnablement nécessaire à l'administration de l'avantage demandé. Ces organisations peuvent traiter les renseignements séparément selon leurs propres pratiques en matière de protection de la vie privée.
Pharmacies externes et fournisseurs de livraison
Si vous sélectionnez une pharmacie externe, Kinro ou un prestataire de soins de santé autorisé peut envoyer à la pharmacie votre ordonnance, vos coordonnées, les renseignements médicaux pertinents et d'autres renseignements raisonnablement nécessaires pour répondre à votre demande. Lorsqu'un article est expédié, Kinro ou la pharmacie dispensatrice peut fournir au service de messagerie les renseignements nécessaires pour effectuer et gérer la livraison, tels que votre nom, votre adresse de livraison, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel, les instructions de livraison et les renseignements de suivi de l'expédition.
Principaux fournisseurs de services
Nos principaux fournisseurs de services comprennent :
•
Traitement des paiements et facturation des abonnements (Adyen; Chargebee);
•
Communications marketing et courriels (Klaviyo);
•
Soutien à la clientèle et messagerie (Intercom) ;
•
Hébergement et infrastructure infonuagiques (Amazon Web Services) ;
•
Les administrateurs de programmes de vérification d'identité, de prévention de la fraude, d'assurance et de fabricants, s'il y a lieu;
•
Partenaires de livraison et de logistique ;
•
Fournisseurs de publicité et d'analyse, sur notre site Web public de marketing uniquement (Meta, TikTok, Google, Microsoft Clarity).
Kinro tient à jour une liste de ses principaux fournisseurs de services et sous-traitants ultérieurs, y compris le service général qu'ils fournissent et les lieux où les renseignements peuvent être traités. Vous pouvez demander la liste actuelle à notre responsable de la protection de la vie privée. Nous pouvons également publier ou mettre à jour cette liste sur notre site Web.
Renseignements sur votre programme de traitement détenus par notre plateforme de communication. Notre plateforme de courriels et de communications peut détenir le minimum d'informations nécessaires pour envoyer des communications transactionnelles, de soins, de commandes et, moyennant un consentement distinct, de marketing exactes. Nous nous efforçons d'utiliser des codes ou des catégories de programmes limités plutôt que des diagnostics, des détails sur les symptômes, des notes cliniques ou des renseignements médicaux en texte libre. L'accès est restreint, les renseignements ne sont pas divulgués aux plateformes publicitaires et ils sont soumis aux mesures de protection en matière de conservation et de transfert transfrontalier décrites dans la présente politique.
Assistant de soutien automatisé. Nous utilisons un assistant de soutien automatisé fourni par l'intermédiaire de notre plateforme de soutien à la clientèle pour répondre aux questions courantes concernant les comptes, les commandes, les livraisons, la facturation et les programmes de traitement. Pour répondre à ces questions, il peut accéder à des renseignements de compte limités, notamment l'historique des commandes, les renseignements de facturation, ainsi que les renseignements sur l'ordonnance et la dose actuelles. Les conversations de soutien peuvent être enregistrées, consignées, conservées et examinées à des fins de sécurité, d'assurance de la qualité et d'amélioration du soutien. L'assistant ne fournit pas de conseils médicaux, ne prend pas de décisions cliniques, ne prescrit ni ne modifie de médicaments, ne modifie pas de manière indépendante une commande ou un compte, n'approuve pas de remboursement et ne prend pas d'autre décision produisant un effet important sans une intervention humaine appropriée.
Les renseignements consultés par l'assistant de soutien automatisé sont traités par notre plateforme de soutien à la clientèle à l'extérieur du Canada (voir « Où vos renseignements sont stockés » ci-dessous). Nous exigeons que ces renseignements soient utilisés uniquement pour fournir des services en notre nom et non pour entraîner les modèles d'intelligence artificielle à usage général du fournisseur ou tout modèle sous-jacent. Les questions cliniques, de sécurité, de confidentialité et les différends relatifs à la facturation sont dirigés vers une personne appropriée. Vous pouvez demander un soutien humain en tout temps.
Où vos renseignements sont stockés
Dossiers de santé stockés au Canada. Les dossiers de santé créés et stockés au sein de l'application pour patients Kinro sont hébergés sur l'infrastructure d'Amazon Web Services située au Canada. Les prestataires médicaux autorisés, les organisations de santé responsables, les pharmacies, les laboratoires ou d'autres participants autorisés peuvent également conserver des dossiers dans leurs propres systèmes, conformément aux lois applicables et aux exigences professionnelles.
Certaines informations sont traitées à l'extérieur du Canada. Certains prestataires de services, y compris ceux de paiement, de facturation d'abonnements, de courriels et de communications, de soutien à la clientèle, de vérification d'identité et d'autres prestataires connexes, peuvent stocker ou traiter des informations à l'extérieur du Canada, principalement aux États-Unis. Les informations traitées dans un autre pays sont assujetties aux lois de ce pays et peuvent être accessibles à ses autorités chargées de l'application de la loi, de la réglementation ou de la sécurité nationale. Nous utilisons des mesures de protection contractuelles, organisationnelles et techniques appropriées aux informations et évaluons le traitement transfrontalier et les risques connexes pour la vie privée lorsque la loi l'exige, y compris la loi du Québec.
Vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection de la vie privée pour obtenir de plus amples renseignements sur nos pratiques concernant les prestataires de services à l'extérieur du Canada.
Comment nous protégeons vos renseignements
Nous utilisons des mesures de sécurité techniques, organisationnelles et physiques adaptées à la sensibilité, à la quantité, au format et à l'emplacement des renseignements. Selon le système et le risque, les mesures de sécurité comprennent des contrôles d'accès basés sur les rôles et le besoin de savoir, le chiffrement en transit et au repos, l'authentification multifacteur pour l'accès administratif, la journalisation et la surveillance des audits, la formation des employés et des entrepreneurs en matière de protection de la vie privée, les obligations de confidentialité, les examens de sécurité des fournisseurs et les protections contractuelles, les mesures de sauvegarde et de récupération, les examens périodiques de l'accès, la gestion des vulnérabilités, ainsi que des pratiques de conservation et de destruction sécurisées.
Nous appliquons les principes de protection de la vie privée dès la conception et menons des évaluations de la vie privée ou de la sécurité pour les systèmes, les utilisations, les divulgations, les outils automatisés et les traitements transfrontaliers nouveaux ou matériellement modifiés, lorsque cela est requis ou approprié. L'accès aux renseignements personnels sur la santé est limité aux personnes et aux fournisseurs de services qui en ont raisonnablement besoin pour les soins, les services de pharmacie, les obligations légales ou le soutien des Services.
Aucun mode de transmission ou de stockage n'est totalement sécurisé, et nous ne pouvons garantir une sécurité absolue. Vous êtes responsable de préserver la confidentialité du mot de passe de votre compte et de nous informer rapidement si vous croyez que votre compte a été compromis.
Atteintes à la vie privée
Si vos renseignements personnels ou vos renseignements personnels sur la santé sont perdus, volés, ou s'il y a accès, utilisation, divulgation, copie ou modification non autorisée de ceux-ci, nous prendrons des mesures pour contenir la violation et faire enquête.
Lorsque la loi l'exige, nous en aviserons les personnes concernées dès que possible et en informerons l'organisme de réglementation de la protection de la vie privée compétent. Cela peut inclure le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et la Commission d'accès à l'information du Québec. Lorsque la loi du Québec s'applique, Kinro ou l'organisation responsable évaluera si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice grave et procédera aux notifications requises.
Nous maintenons un protocole de réponse aux violations et des registres des violations de la vie privée et des incidents de confidentialité comme l'exige la loi, y compris un registre des incidents de sécurité du Québec, le cas échéant.
Conservation de vos renseignements
Nous ne conservons les renseignements que pendant la période raisonnablement nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou conformément à ce qui est exigé ou permis par la loi, les normes professionnelles, les obligations contractuelles, une ordonnance de conservation des documents, ou une plainte ou une enquête en cours. Les périodes de conservation peuvent varier selon l'organisme de santé responsable, la province, le type de dossier et l'objectif. Notre approche générale en matière de conservation est la suivante :
•
Dossiers de santé — conservés pendant la période requise par les lois, les normes professionnelles et les règles de conservation des dossiers applicables au fournisseur médical autorisé ou à l’organisme de santé responsable. La période peut dépendre de la province où les soins ont été prodigués, du type de dossier, de l’âge du patient et du fait que le dossier concerne des soins continus, une plainte, une enquête ou une procédure judiciaire.
•
Dossiers de prescription et d’exécution — conservés par la pharmacie responsable conformément aux lois, normes et exigences de conservation des dossiers applicables aux pharmacies.
•
Dossiers de facturation et de transaction — conservés conformément aux lois applicables en matière de fiscalité et de tenue de registres financiers.
•
Dossiers de vérification d'identité, de prévention de la fraude et de sécurité — conservés aussi longtemps que raisonnablement nécessaire pour vérifier les transactions, protéger les comptes, enquêter sur les abus, respecter les obligations légales et résoudre les différends.
•
Renseignements de marketing et d’analyse — conservés pendant un maximum de quarante-huit (48) mois suivant votre dernière interaction avec nous, à moins qu’une période plus courte ou plus longue ne soit requise ou permise par la loi, après quoi ils sont supprimés ou anonymisés.
•
Dossiers de l'assistance clientèle — conservés pendant un maximum de quarante-huit (48) mois, à moins qu'une période plus longue ne soit requise pour la sécurité des patients, l'assurance qualité, une réclamation juridique, une plainte, une enquête ou une question de réglementation.
Les renseignements dépersonnalisés ou agrégés de manière appropriée qui ne peuvent plus raisonnablement être associés à un particulier peuvent être conservés pendant des périodes plus longues à des fins de recherche, d'analyse, de sécurité ou d'amélioration des services.
Vous pouvez demander la suppression de vos renseignements en tout temps (voir la section « Vos droits » ci-dessous). Nous honorerons les demandes de suppression lorsque la loi l'exige et que cela est raisonnablement possible, mais nous pourrions conserver les renseignements qui font partie d'un dossier de santé, d'ordonnance, d'exécution d'ordonnance, de facturation, de prévention de la fraude, d'impôt, de vérification, de plainte, d'enquête ou d'un dossier requis par la loi.
Vos droits
Sous réserve des lois applicables, vous avez le droit de :
•
Accéder aux renseignements personnels et aux renseignements personnels sur la santé vous concernant, sous réserve de certaines exceptions limitées en vertu des lois applicables;
•
Mettez à jour les informations de compte ordinaires, telles que les coordonnées ou les informations de livraison, au moyen des outils de compte disponibles ou en communiquant avec nous;
•
Demander la correction de renseignements inexacts ou incomplets. Les notes cliniques, les ordonnances ou les renseignements sur lesquels s'est appuyé un professionnel de la santé peuvent être corrigés au moyen d'une modification ou d'une note plutôt que par la suppression du dossier original;
•
Retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation, sous réserve de restrictions légales, professionnelles ou contractuelles;
•
Demander la suppression de renseignements, sous réserve des exigences de conservation décrites ci-dessus;
•
Lorsque la loi du Québec s'applique, demander que les renseignements personnels informatisés admissibles vous soient communiqués ou soient communiqués à une autre organisation autorisée dans un format technologique structuré et couramment utilisé, sous réserve des exceptions prévues par la loi;
•
Posez des questions sur nos pratiques, demandez des renseignements sur le traitement transfrontalier ou les fournisseurs de services, ou déposez une plainte.
Pour exercer un droit, communiquez avec notre responsable de la protection de la vie privée à l'adresse privacy@kinrohealth.ca. Nous vérifierons votre identité avant de vous répondre. Nous répondons généralement dans un délai de trente (30) jours ou dans un autre délai requis par les lois applicables, sous réserve de toute prolongation légale. Si des frais sont autorisés pour une demande particulière, nous vous en informerons à l'avance.
Plaintes. Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez porter plainte auprès du Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario, du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou de la Commission d'accès à l'information du Québec, selon le cas. Vous pouvez également porter plainte concernant un professionnel de la santé autorisé ou un professionnel de la pharmacie auprès de l'ordre professionnel réglementaire compétent.
Enfants
Les Services sont destinés uniquement aux personnes âgées de dix-huit (18) ans ou plus. Nous n'autorisons pas sciemment une personne de moins de dix-huit ans à créer ou à utiliser un compte de patient. Si nous apprenons qu'une personne de moins de dix-huit ans a créé un compte, nous pouvons le restreindre ou le fermer et supprimer les informations que nous ne sommes pas légalement ou professionnellement tenus de conserver. Les renseignements faisant partie d'un dossier de santé, d'ordonnance, d'exécution d'ordonnance, de facturation, de prévention de la fraude, de sécurité, de plainte ou d'un dossier requis par la loi peuvent être conservés pendant la période applicable.
Sites Web tiers
Nos services peuvent contenir des liens vers des sites Web et des services exploités par des tiers. La présente politique de confidentialité ne s'applique pas à ces tiers, et nous ne sommes pas responsables de leurs pratiques en matière de confidentialité. Nous vous encourageons à consulter leurs politiques de confidentialité avant de leur fournir vos renseignements.
Modifications à cette politique de confidentialité
Nous pouvons mettre à jour la présente politique de confidentialité afin de refléter les changements apportés à la loi, à nos pratiques, à nos fournisseurs de services ou aux Services. La date de révision la plus récente figure au sommet du document. Si nous apportons un changement important, nous fournirons un avis conformément à la loi. Lorsqu’une activité nouvelle ou élargie nécessite un consentement distinct ou supplémentaire, nous obtiendrons ce consentement avant d’appliquer le changement à vos renseignements. L’utilisation continue des Services peut indiquer l’acceptation d’autres mises à jour lorsque la loi le permet.
Nous contacter
Si vous avez des questions, des demandes ou des préoccupations concernant cette politique de confidentialité ou la manière dont Kinro gère vos informations, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée :
Morgan Holdway, responsable de la protection de la vie privée, Kinro Health Inc.
privacy@kinrohealth.ca
